HOJA DE TRABAJO
Concepto.
Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación hasta la formulación de los Estados financieros, se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de trabajo. Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances. El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.
Estructura.
Balanza de comprobación. En las 4 primeras columnas se registran la Balanza de comprobación; en la primera de ellas se anotan los movimientos deudores; en la segunda, los acreedores;
en la tercera los saldos deudores y en la cuarta, los acreedores.
Asientos de ajuste. Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los asientos de ajuste; en la primera de ellas se asientan los cargos y en la segunda los abonos.
Balanza de saldos ajustados. Las columnas séptima y octava
se destinan para anotar los saldos que quedan
en las cuentas después de haber hecho los asientos de ajuste; en la primera de ellas se anotan los saldos deudores y en la segunda los acreedores.
Asientos de pérdidas y ganancias. Las columnas novena y décima se destinan para anotar los asientos de pérdidas y ganancias,
también conocidos como traspasos, éstos se hacen para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la de Pérdidas y ganancias con el objeto de conocer la utilidad o pérdida de l ejercicio.
Balanza previa al balance. Las columnas onceava y doceava
se destinan para anotar los saldos que quedan de las cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos. Precisamente, de la balanza previa al balance se toman las cuentas y saldos para formular el Estado de situación.
Existe otra forma de registrar la Hoja de trabajo, es la llamada HOJA DE TRABAJO CONCENTRADA, esta forma de hoja de trabajo es mas practica y sencilla, también se elabora o desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, difiere de la forma anterior es los puntos siguientes:
Balanza de comprobación. Al pasar la balanza de comprobación a la hoja de trabajo no es necesario
dejar renglones disponibles en ninguna cuenta.
Asientos de ajuste. Los cargos o abonos de las cuentas que reciben varios ajustes se acumulan por separado, y tan sólo se anotan en estas columnas las sumas de ellos, anteponiendo en lugar del número de ajuste la letra “v”, con lo cual se inca que el importe corresponde a varios ajustes.’
Datos personales
lunes, 30 de junio de 2008
EVIDENCIAS GUIA N. 8
ACTIVOS FIJOS :PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
La propiedad, planta y equipo simboliza todos los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización.El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria y todos aquellos que sean susceptibles de cambiar el valor final del bien. También se le debe adicionar el valor de las mejoras, adiciones y reparaciones que aumenten la vida útil o la calidad de la producciónla contribución de estos activos a la generación de ingresos debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. La depreciación se debe determinar mediante alguno de estos métodos:o Línea rectao Suma de dígitoso Unidades de produccióno horas de trabajoo Otros de reconocido valor técnicoAl cierre del periodo contable, el valor neto de los activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse al valor de realización, registrando las provisiones o valorizaciones que sean necesarias
ACTIVOS AGOTABLES
Estos activos representan los recursos naturales de propiedad de la empresa. Su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotaciones valor histórico se conforma por el valor de adquisición, más todas las erogaciones incluidas en la exploración y todos los rubros que aumenten su valor. Frente a la generación de ingresos debe reconocerse mediante su "Agotamiento" calculado en las reservas que se tengan por los estudios en términos para la recuperación de la inversión.
ACTIVOS INTANGIBLES
Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, dan un derecho oponible a terceros, el cual ofrece un beneficio en periodos posteriores. Entre estos se encuentran las patentes marcas, franquicias, derechos de autor y los bienes entregados en fiducia mercantil.El valor histórico de estos activos esta determinado por todas las erogaciones que se hagan para producirlos, adquirirlos o formarlos. Están expuestos a la exposición a la inflación. Al cierre del periodo se debe reconocer las contingencias de pérdida, ajustando o acelerando su amortización.
ACTIVOS DIFERIDOS
Son todos los recursos que son pagados para obtener un beneficio futuro, entre los cuales se encuentran los gastos anticipados, como intereses, seguros, arrendamientos, los cargos diferidos que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos.El valor histórico de estos activos, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado para su recuperación. La amortización de los activos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que se originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado y la duración del proyecto.
DEPRECIACION
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Métodos de depreciación
Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
La propiedad, planta y equipo simboliza todos los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización.El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria y todos aquellos que sean susceptibles de cambiar el valor final del bien. También se le debe adicionar el valor de las mejoras, adiciones y reparaciones que aumenten la vida útil o la calidad de la producciónla contribución de estos activos a la generación de ingresos debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. La depreciación se debe determinar mediante alguno de estos métodos:o Línea rectao Suma de dígitoso Unidades de produccióno horas de trabajoo Otros de reconocido valor técnicoAl cierre del periodo contable, el valor neto de los activos, reexpresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse al valor de realización, registrando las provisiones o valorizaciones que sean necesarias
ACTIVOS AGOTABLES
Estos activos representan los recursos naturales de propiedad de la empresa. Su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotaciones valor histórico se conforma por el valor de adquisición, más todas las erogaciones incluidas en la exploración y todos los rubros que aumenten su valor. Frente a la generación de ingresos debe reconocerse mediante su "Agotamiento" calculado en las reservas que se tengan por los estudios en términos para la recuperación de la inversión.
ACTIVOS INTANGIBLES
Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, dan un derecho oponible a terceros, el cual ofrece un beneficio en periodos posteriores. Entre estos se encuentran las patentes marcas, franquicias, derechos de autor y los bienes entregados en fiducia mercantil.El valor histórico de estos activos esta determinado por todas las erogaciones que se hagan para producirlos, adquirirlos o formarlos. Están expuestos a la exposición a la inflación. Al cierre del periodo se debe reconocer las contingencias de pérdida, ajustando o acelerando su amortización.
ACTIVOS DIFERIDOS
Son todos los recursos que son pagados para obtener un beneficio futuro, entre los cuales se encuentran los gastos anticipados, como intereses, seguros, arrendamientos, los cargos diferidos que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos.El valor histórico de estos activos, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso estimado para su recuperación. La amortización de los activos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que se originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado y la duración del proyecto.
DEPRECIACION
La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Métodos de depreciación
Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.
Método de la línea recta
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Método de la suma de los dígitos del año
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.
Método de la reducción de saldos
Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.
La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil
Método de las unidades de producción
Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.
EVIDENCIAS GUIA N.7
NOMINA
Salario mínimo $461.500Auxilio de transporte $55.000Salario mínimo integral $ 5.999.500 ($ 4.615.000 salario y $ 1.384.500 prestaciones)
Pagos Parafiscales: Sena 2%ICBF 3%Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%Prima de servicios 8.33%Vacaciones 4.17%Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
Seguridad social Salud Empresa 8.5% Empleado 4%Pensión Empresa 12%Empleado 4% Total 16%
Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturnoHora ordinaria x 1.35Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.Hora ordinaria x 1.25Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..Hora ordinaria x 1.75Hora ordinaria dominical o festivoHora ordinaria x 1.75Hora extra diurna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.00Hora extra nocturna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.50
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO A TERMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir.
TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.).2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte.
PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR SALARIAL)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.
EXPLICACIÓNSalario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c omisiones + viáticos.
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
HORAS EXTRAS
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.Ejemplo. Se tiene:
-Sueldo básico $480.000-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:480.000*30*1.25/240=75.000-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:Se tiene:- sueldo básico: 480.000- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m- En el mes hay 4 dominicales.
DOMINICALES Y FESTIVOS: Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de trabajo.
DEDUCCIONES.Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.
APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1. Seguridad Social2. Cajas de Compensación Familiar3. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)4. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensionalb. Régimen saludc. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 12-Auxilio de transporteTrabajador: 4% sobre su salario.Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.
-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 8.5%-Auxilio de transporte.Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.
APORTES PARAFISCALES
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa.El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica.El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado).
APROPIACIONES En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.Liquidación:I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
Salario mínimo $461.500Auxilio de transporte $55.000Salario mínimo integral $ 5.999.500 ($ 4.615.000 salario y $ 1.384.500 prestaciones)
Pagos Parafiscales: Sena 2%ICBF 3%Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%Prima de servicios 8.33%Vacaciones 4.17%Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
Seguridad social Salud Empresa 8.5% Empleado 4%Pensión Empresa 12%Empleado 4% Total 16%
Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturnoHora ordinaria x 1.35Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.Hora ordinaria x 1.25Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..Hora ordinaria x 1.75Hora ordinaria dominical o festivoHora ordinaria x 1.75Hora extra diurna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.00Hora extra nocturna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.50
CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO A TERMINO FIJO
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir.
TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.).2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte.
PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.
PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR SALARIAL)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.
EXPLICACIÓNSalario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c omisiones + viáticos.
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
HORAS EXTRAS
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.Ejemplo. Se tiene:
-Sueldo básico $480.000-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:480.000*30*1.25/240=75.000-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:Se tiene:- sueldo básico: 480.000- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m- En el mes hay 4 dominicales.
DOMINICALES Y FESTIVOS: Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de trabajo.
DEDUCCIONES.Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.
APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1. Seguridad Social2. Cajas de Compensación Familiar3. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)4. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensionalb. Régimen saludc. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 12-Auxilio de transporteTrabajador: 4% sobre su salario.Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.
-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 8.5%-Auxilio de transporte.Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.
APORTES PARAFISCALES
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa.El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica.El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado).
APROPIACIONES En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.Liquidación:I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
EVIDENCIAS GUIA N.5
ACTIVOS CORRIENTES
Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios.
Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
El activo corriente es un factor importante del Capital de trabajo, toda vez que éste se determina restando el pasivo corriente al activo corriente. El capital de trabajo depende del volumen de activos corrientes que tenga la empresa. Si no se tienen activos corrientes suficientes, la empresa puede presentar dificultades de liquidez, lo cual afecta su relación con proveedores y acreedores, e incluso con los mismos socios. El activo corriente es el que determina la Capacidad de pago que tiene la empresa, un aspecto tenido muy en cuenta tanto por las entidades financieras como por los proveedores. A un banco o a un proveedor le interesa más la capacidad de pago de una empresa que el monto de sus activos fijos, lo cual se debe a que al banco le interesa más que la empresa le pague a que le entregue sus activos fijos como pago por la deuda. (Los Activos fijos por lo general se utilizan para respaldar las deudas, pero es el activo corriente el que debe pagar la deuda. Claro está que el activo corriente en buen parte es generado por los activos fijos, por lo que indudablemente también son importantes)
Algunos activos que se consideran corrientes
Caja y bancos.
Naturalmente que estos son activos corrientes puesto que ya son dinero en efectivo. En este grupo no debe incluirse los CDT que se tienen en una entidad financiera puesto que estos se consideran una inversión, y no se pueden considerar efectivo hasta tanto no venza el plazo pactado, plazo que si es inferior a un año se considera activo corriente, de lo contrario será activo no corriente.
Inversiones.
Corresponde a los recursos que la empresa ha invertido en Títulos valores, Acciones y cuotas partes entre otros. Igual que los CDT, las inversiones se deben clasificar según el tiempo necesario para convertirlas en efectivo. Por costumbre se ha considerado que todas las inversiones se clasifican en activos corrientes y no siempre es así, toda vez que bien pueden existir inversiones que aunque sea posible convertirlas en efectivo, no es la intención de la empresa. A manera de ejemplo tenemos las acciones y/o cuotas partes, las cuales algunas empresas las adquieren con la intención de mantenerlas por tiempo indefinido lo que las lleva a convertirse en activo no corriente.
Clientes.
Corresponde a las deudas que los terceros tienen con al empresa. Estos terceros pueden ser los clientes (Cartera), socios, trabajadores, etc. Por lo general este rubro siempre es activo corriente puesto que la empresa no concede préstamos ni créditos a largo plazo, en especial las empresas industriales, comerciales o de servicios. No sucede lo mismo con las entidades financieras cuyo objeto social es precisamente prestar dinero a los clientes a plazos que pueden llegar inclusive a 15 años como en el caso de los préstamos para vivienda.
Inventarios.
Los inventarios por obligación deben ser activos corrientes puesto que una empresa no puede darse el lujo de comprar mercancías para almacenarla durante meses o años. De hacerlo incurriría en un alto costo financiero por tener recursos inmovilizados que no generan Rentabilidad alguna. Lo ideal en el caso de los inventarios es acercarse en lo posible a lo que so conoce como inventario cero (Producción justo a tiempo). Considerar un inventario realizable a más de un mes significa tener recursos subutilizados que no sólo no generan renta sino que implica incurrir en un costo para conservar y mantener ese inventario, adicional al deterioro normal que sufre toda mercancía.
La conciliación bancaria
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX(-) Cheques pendientes de cobro: XXX(-) Notas crédito no registradas XXX(+) Consignaciones pendientes XXX(+) Notas debito no registradas XXX(±) Errores en el auxiliar XXX= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios.
Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
El activo corriente es un factor importante del Capital de trabajo, toda vez que éste se determina restando el pasivo corriente al activo corriente. El capital de trabajo depende del volumen de activos corrientes que tenga la empresa. Si no se tienen activos corrientes suficientes, la empresa puede presentar dificultades de liquidez, lo cual afecta su relación con proveedores y acreedores, e incluso con los mismos socios. El activo corriente es el que determina la Capacidad de pago que tiene la empresa, un aspecto tenido muy en cuenta tanto por las entidades financieras como por los proveedores. A un banco o a un proveedor le interesa más la capacidad de pago de una empresa que el monto de sus activos fijos, lo cual se debe a que al banco le interesa más que la empresa le pague a que le entregue sus activos fijos como pago por la deuda. (Los Activos fijos por lo general se utilizan para respaldar las deudas, pero es el activo corriente el que debe pagar la deuda. Claro está que el activo corriente en buen parte es generado por los activos fijos, por lo que indudablemente también son importantes)
Algunos activos que se consideran corrientes
Caja y bancos.
Naturalmente que estos son activos corrientes puesto que ya son dinero en efectivo. En este grupo no debe incluirse los CDT que se tienen en una entidad financiera puesto que estos se consideran una inversión, y no se pueden considerar efectivo hasta tanto no venza el plazo pactado, plazo que si es inferior a un año se considera activo corriente, de lo contrario será activo no corriente.
Inversiones.
Corresponde a los recursos que la empresa ha invertido en Títulos valores, Acciones y cuotas partes entre otros. Igual que los CDT, las inversiones se deben clasificar según el tiempo necesario para convertirlas en efectivo. Por costumbre se ha considerado que todas las inversiones se clasifican en activos corrientes y no siempre es así, toda vez que bien pueden existir inversiones que aunque sea posible convertirlas en efectivo, no es la intención de la empresa. A manera de ejemplo tenemos las acciones y/o cuotas partes, las cuales algunas empresas las adquieren con la intención de mantenerlas por tiempo indefinido lo que las lleva a convertirse en activo no corriente.
Clientes.
Corresponde a las deudas que los terceros tienen con al empresa. Estos terceros pueden ser los clientes (Cartera), socios, trabajadores, etc. Por lo general este rubro siempre es activo corriente puesto que la empresa no concede préstamos ni créditos a largo plazo, en especial las empresas industriales, comerciales o de servicios. No sucede lo mismo con las entidades financieras cuyo objeto social es precisamente prestar dinero a los clientes a plazos que pueden llegar inclusive a 15 años como en el caso de los préstamos para vivienda.
Inventarios.
Los inventarios por obligación deben ser activos corrientes puesto que una empresa no puede darse el lujo de comprar mercancías para almacenarla durante meses o años. De hacerlo incurriría en un alto costo financiero por tener recursos inmovilizados que no generan Rentabilidad alguna. Lo ideal en el caso de los inventarios es acercarse en lo posible a lo que so conoce como inventario cero (Producción justo a tiempo). Considerar un inventario realizable a más de un mes significa tener recursos subutilizados que no sólo no generan renta sino que implica incurrir en un costo para conservar y mantener ese inventario, adicional al deterioro normal que sufre toda mercancía.
La conciliación bancaria
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX(-) Cheques pendientes de cobro: XXX(-) Notas crédito no registradas XXX(+) Consignaciones pendientes XXX(+) Notas debito no registradas XXX(±) Errores en el auxiliar XXX= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
EVIDENCIAS GUIA N.4
LOS INVENTARIOS
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:Inventario (inicial)ComprasDevoluciones en compraGastos de comprasVentasDevoluciones en ventasMercancías en tránsitoMercancías en consignaciónInventario (final)El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirige a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000Ventas (4175) [Crédito]1.000.000IVA (2408) [Crédito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000Inventarios (1435)[Crédito] 800.000
2. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras del 3.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000IVA (2408) [Debito] 80.000Retención en la fuente (236540) [Crédito] 17.500Proveedores (2205) [Crédito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.
Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:Inventario (inicial)ComprasDevoluciones en compraGastos de comprasVentasDevoluciones en ventasMercancías en tránsitoMercancías en consignaciónInventario (final)El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirige a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000Ventas (4175) [Crédito]1.000.000IVA (2408) [Crédito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000Inventarios (1435)[Crédito] 800.000
2. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras del 3.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000IVA (2408) [Debito] 80.000Retención en la fuente (236540) [Crédito] 17.500Proveedores (2205) [Crédito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.
Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.
EVIDENCIAS GUIA N.2
LOS SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
5. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
12. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación,
análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
CONCEPTO DE TITULO-VALOR
Se denomina titulo-valor a todo documento necesario para el ejercicio del derecho reflejado en el. Para el cumplimiento de la prestacion reflejada en el titulo-valor es necesaria su presentacion. Esto se debe a la conexión entre derecho y titulo. Es lo que graficamente se denomina incorporacion del derecho al titulo, por cuya virtud la circulacion y el ejercicio del derecho cartularizado queda ligada a la posesion del documento.
Las propiedades normativas de esta categoria juridica son: la autonomia, la literalidad y la funcion legitimadora.
A) Autonomia: El adquirente del documento adquiere la titularidad de los derechos que incorpora de tal manera que su posicion juridica es independiente de la que tenia su transmitent, es decir se adquiere a titulo originario (Se dice a titulo derivativo cuando la posicion juridica del adquirente depende de la del transmitente). La autonomia facilita mucho la circulacion del titulo, ya que protege incluso a quien hubiera adquirido el titulo de quien no fuera su legitimo dueño (adquisicion a non domino).
B) Literalidad: Las menciones contenidas en el titulo son absolutamente decisivas para determinar el contenido del derecho documentado. El derecho se adquiere en los terminos indicados en el documento. La literalidad beneficia al titular del derecho dejandola inmune frente a cualquier excepcion que el deudor pudiera oponer. Esta propiedad no aparece por igual en todos los titulos; es mas fuerte en los titulos completos y menos en los incompletos. La literalidad tambien se denomina a veces abstraccion.
C) Funcion legitimadora: Unicamente el poseedor del titulo puede transmitir y exigir el derecho documentado. Identifica la persona del acreedor eximiendole de la prueba de su derecho. Esta posicion lleva aparejada la obligacion del deudor de cumplir la prestacion que se le exige. La propiedad normativa juega sobre la base de la apariencia juridica.
3.- CLASIFICACION DE LOS TITULOS-VALORES
· ATENDIENDO A LA LEY DE CIRCULACION.
Se refiere a la forma en que se legitima el poseedor del titulo-valor en orden al ejercicio de los derechos incorporados al papel Desde este punto de vista hay tres clases de titulos.
1. Titulos nominativos - (titulos directos) Designan como titular a una persona determinada. Para el ejercicio del derecho es necesaria la posesion del titulo, pero no es suficiente, es necesario que el poseedor acredite su identidad. Estos titulos son transmisibles pero su regimen legal es complejo. La ley exige que la transmision se ponga en conocimiento del deudor. Cuando los titulos hayan sido emitidos en masa la notificacion de cesion deber realizarse a la entidad emisora para que la anote en el libro registro.
2. Titulo a la orden - Son titulos nominativos en los que el titular del derecho puede ser sustituido por otro titular sin necesidad de comunicación al deudor. Para acreditar el derecho basta que la persona poseedora del titulo demuestre ser la persona designada por el primer titular. Esto es asi porque para transmitir los titulos a la orden es suficiente con que el titular (transmitente) ordene al deudor que pague a quien el designe (endoso). Los titulos a la orden estan concebidos para circular (letra de cambio).
3. Titulos al portador - La clausula al portador significa simplemente que el poseedor (tenedor) esta facultado para exigir al deudor el cumplimiento de la obligacion. Es la forma traslativa mas sencilla y eficar. El deudor esta obligado a realizar la prestacion a quien acredite la posesion del titulo. Para transmitir los titulos es suficiente la propia entrega. Cuando son titulos al portador emitidos en masa es precisa la intervencion de fedatario publico. La solidez de estos titulos tiene un destacado reflejo en el principio de irreivindicabilidad. Significa que el legitimo dueño del titulo no podra entablar reclamacion frente a quien hubiera adquirido su posesion de buena fe. El tenedor de un titulo al portador goza de accion ejecutiva frente al obligado al pago desde el momento en que la obligacion esta vencida.
1. LA LETRA DE CAMBIO
A) Concepto.
Es un titulo.valor por cuya virtud la persona que la emite (librador) asume de manera incondicionada la obligacion de que una segunda persona (librado) pagara a un tercero (tomador) una cantidad determinada de dinero en el lugar y fecha indicada en el propio titulo. Aparecen tres posiciones juridicas distintas:
a) El librador. Es quien emite el titulo. Se hace responsable de que quien recibe la orden de pago cumplira frente al beneficiario. Es decir responde del pago cuando el destinatario lo desatienda.
b) El librado. Es a quien se dirige la orden de pago. Es preciso que acepte la obligacion cambiaria aceptando la orden de pago. Una vez aceptada pasa a ser aceptante. Mientras que el librado carece de responsabilidad en el plano cambiario, el librado aceptante es el obligado principal y directo.
c) Tomador. Es el beneficiario de la orden de pago incondicionada.
La letra de cambio se regula en la ley 19/1985 Cambiaria y del Cheque.
B) Caracteres
a) Es un titulo valor. Tiene autonomia, literalidad y funcion legitimadora.
b) Es un titulo valor a la orden. El tomador puede transmitir la letra mediante endoso. Si el librador escribe "no a la orden" ya no sera endosable sino transmisible de acuerdo a una cesion ordinaria.
c) Es un titulo-valor completo. Se refleja la literalidad. Todas las circunstancias que la determinan estan escritas en la propia letra.
d) Es un titulo-valor abstracto. Presume la existencia de relaciones juridicas previas. Esta operación economica previa recibe el nombre de relacion causal subyacente o relacion de provision de fondos. La particularidad de la letra de cambio es que la relacion causal no tiene incidencia alguna en la relacion cambiaria
e) Es un titulo formal. Su validez esta condicionada a la observancia de rigurosos requisitos.
f) Es un titulo ejecutivo. Si resulta impagada el acreedor, cumplidas ciertas formalidades podra instar la accion ejecutiva.
C) Funcion economica.
La letra de cambio es un instrumento de enorme importancia en la vida economica. Aunque en ocasiones se habla de crisis por el elevado numero de impagos que se producen, no es tanto una crisis cambiaria como una crisis solutoria que coindice con periodos de recesion. La funcion clave de la letra de cambio tiene una doble orientacion.Por un lado es un medio de pago, tiene un valor patrimonial susceptible de ser utilizado. Pero tambien es un medio de credito, la interposicion de un periodo de tiempo entre la entrega de una cosa y la satisfaccion del importe es una operación de financiacion
EL CHEQUE Y EL PAGARE
A) EL CHEQUE
Es un titulo valor por el cual una persona ordena incondicionalmente a un banco que pague a la vista una cantidad. El regimen juridico del cheque presenta muchas similitudes con el de la letra de cambio. La diferencia esta en que el cheque es solo medio de pago. Las caracteristicas basicas del cheque son:
a) En el texto habra de figurar la denominacion de cheque en el idioma expresado para su redaccion.
b) El cheque es medio de pago por lo que vence a la vista.
c) El librado debe ser necesariamente un banco.
d) El banco no asume ninguna posicion de obligado cambiario.
e) A falta de indicacion especial se reputara lugar de pago el designado junto al banco.
f) Si no aparece lugar de libramiento se entendera el del librador.
g) Solo puede coincidir librado y librador cuando el cheque se ponga en circulacion entre distintos establecimientos de un mismo librado.
h) Si en el chque figurara clausula de intereses se tendra por no escrita.
i) La orden de pago es irrevocable mientras no transcurra el plazo fijado para la presentacion.
B) EL PAGARE
Es un titulo valor por cuya virtud una persona (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario) una cantidad determinada de dinero en la fecha y lugar indicados en el titulo. El pagare no contiene mandato de pago de ningun tipo, solo promesa de pago realizada por el propio firmante de la cual responde personal y directamente. Habra de identificarse en el titulo y debera llevar la firma original de quien promete el pago.
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
5. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
12. Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación,
análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
CONCEPTO DE TITULO-VALOR
Se denomina titulo-valor a todo documento necesario para el ejercicio del derecho reflejado en el. Para el cumplimiento de la prestacion reflejada en el titulo-valor es necesaria su presentacion. Esto se debe a la conexión entre derecho y titulo. Es lo que graficamente se denomina incorporacion del derecho al titulo, por cuya virtud la circulacion y el ejercicio del derecho cartularizado queda ligada a la posesion del documento.
Las propiedades normativas de esta categoria juridica son: la autonomia, la literalidad y la funcion legitimadora.
A) Autonomia: El adquirente del documento adquiere la titularidad de los derechos que incorpora de tal manera que su posicion juridica es independiente de la que tenia su transmitent, es decir se adquiere a titulo originario (Se dice a titulo derivativo cuando la posicion juridica del adquirente depende de la del transmitente). La autonomia facilita mucho la circulacion del titulo, ya que protege incluso a quien hubiera adquirido el titulo de quien no fuera su legitimo dueño (adquisicion a non domino).
B) Literalidad: Las menciones contenidas en el titulo son absolutamente decisivas para determinar el contenido del derecho documentado. El derecho se adquiere en los terminos indicados en el documento. La literalidad beneficia al titular del derecho dejandola inmune frente a cualquier excepcion que el deudor pudiera oponer. Esta propiedad no aparece por igual en todos los titulos; es mas fuerte en los titulos completos y menos en los incompletos. La literalidad tambien se denomina a veces abstraccion.
C) Funcion legitimadora: Unicamente el poseedor del titulo puede transmitir y exigir el derecho documentado. Identifica la persona del acreedor eximiendole de la prueba de su derecho. Esta posicion lleva aparejada la obligacion del deudor de cumplir la prestacion que se le exige. La propiedad normativa juega sobre la base de la apariencia juridica.
3.- CLASIFICACION DE LOS TITULOS-VALORES
· ATENDIENDO A LA LEY DE CIRCULACION.
Se refiere a la forma en que se legitima el poseedor del titulo-valor en orden al ejercicio de los derechos incorporados al papel Desde este punto de vista hay tres clases de titulos.
1. Titulos nominativos - (titulos directos) Designan como titular a una persona determinada. Para el ejercicio del derecho es necesaria la posesion del titulo, pero no es suficiente, es necesario que el poseedor acredite su identidad. Estos titulos son transmisibles pero su regimen legal es complejo. La ley exige que la transmision se ponga en conocimiento del deudor. Cuando los titulos hayan sido emitidos en masa la notificacion de cesion deber realizarse a la entidad emisora para que la anote en el libro registro.
2. Titulo a la orden - Son titulos nominativos en los que el titular del derecho puede ser sustituido por otro titular sin necesidad de comunicación al deudor. Para acreditar el derecho basta que la persona poseedora del titulo demuestre ser la persona designada por el primer titular. Esto es asi porque para transmitir los titulos a la orden es suficiente con que el titular (transmitente) ordene al deudor que pague a quien el designe (endoso). Los titulos a la orden estan concebidos para circular (letra de cambio).
3. Titulos al portador - La clausula al portador significa simplemente que el poseedor (tenedor) esta facultado para exigir al deudor el cumplimiento de la obligacion. Es la forma traslativa mas sencilla y eficar. El deudor esta obligado a realizar la prestacion a quien acredite la posesion del titulo. Para transmitir los titulos es suficiente la propia entrega. Cuando son titulos al portador emitidos en masa es precisa la intervencion de fedatario publico. La solidez de estos titulos tiene un destacado reflejo en el principio de irreivindicabilidad. Significa que el legitimo dueño del titulo no podra entablar reclamacion frente a quien hubiera adquirido su posesion de buena fe. El tenedor de un titulo al portador goza de accion ejecutiva frente al obligado al pago desde el momento en que la obligacion esta vencida.
1. LA LETRA DE CAMBIO
A) Concepto.
Es un titulo.valor por cuya virtud la persona que la emite (librador) asume de manera incondicionada la obligacion de que una segunda persona (librado) pagara a un tercero (tomador) una cantidad determinada de dinero en el lugar y fecha indicada en el propio titulo. Aparecen tres posiciones juridicas distintas:
a) El librador. Es quien emite el titulo. Se hace responsable de que quien recibe la orden de pago cumplira frente al beneficiario. Es decir responde del pago cuando el destinatario lo desatienda.
b) El librado. Es a quien se dirige la orden de pago. Es preciso que acepte la obligacion cambiaria aceptando la orden de pago. Una vez aceptada pasa a ser aceptante. Mientras que el librado carece de responsabilidad en el plano cambiario, el librado aceptante es el obligado principal y directo.
c) Tomador. Es el beneficiario de la orden de pago incondicionada.
La letra de cambio se regula en la ley 19/1985 Cambiaria y del Cheque.
B) Caracteres
a) Es un titulo valor. Tiene autonomia, literalidad y funcion legitimadora.
b) Es un titulo valor a la orden. El tomador puede transmitir la letra mediante endoso. Si el librador escribe "no a la orden" ya no sera endosable sino transmisible de acuerdo a una cesion ordinaria.
c) Es un titulo-valor completo. Se refleja la literalidad. Todas las circunstancias que la determinan estan escritas en la propia letra.
d) Es un titulo-valor abstracto. Presume la existencia de relaciones juridicas previas. Esta operación economica previa recibe el nombre de relacion causal subyacente o relacion de provision de fondos. La particularidad de la letra de cambio es que la relacion causal no tiene incidencia alguna en la relacion cambiaria
e) Es un titulo formal. Su validez esta condicionada a la observancia de rigurosos requisitos.
f) Es un titulo ejecutivo. Si resulta impagada el acreedor, cumplidas ciertas formalidades podra instar la accion ejecutiva.
C) Funcion economica.
La letra de cambio es un instrumento de enorme importancia en la vida economica. Aunque en ocasiones se habla de crisis por el elevado numero de impagos que se producen, no es tanto una crisis cambiaria como una crisis solutoria que coindice con periodos de recesion. La funcion clave de la letra de cambio tiene una doble orientacion.Por un lado es un medio de pago, tiene un valor patrimonial susceptible de ser utilizado. Pero tambien es un medio de credito, la interposicion de un periodo de tiempo entre la entrega de una cosa y la satisfaccion del importe es una operación de financiacion
EL CHEQUE Y EL PAGARE
A) EL CHEQUE
Es un titulo valor por el cual una persona ordena incondicionalmente a un banco que pague a la vista una cantidad. El regimen juridico del cheque presenta muchas similitudes con el de la letra de cambio. La diferencia esta en que el cheque es solo medio de pago. Las caracteristicas basicas del cheque son:
a) En el texto habra de figurar la denominacion de cheque en el idioma expresado para su redaccion.
b) El cheque es medio de pago por lo que vence a la vista.
c) El librado debe ser necesariamente un banco.
d) El banco no asume ninguna posicion de obligado cambiario.
e) A falta de indicacion especial se reputara lugar de pago el designado junto al banco.
f) Si no aparece lugar de libramiento se entendera el del librador.
g) Solo puede coincidir librado y librador cuando el cheque se ponga en circulacion entre distintos establecimientos de un mismo librado.
h) Si en el chque figurara clausula de intereses se tendra por no escrita.
i) La orden de pago es irrevocable mientras no transcurra el plazo fijado para la presentacion.
B) EL PAGARE
Es un titulo valor por cuya virtud una persona (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario) una cantidad determinada de dinero en la fecha y lugar indicados en el titulo. El pagare no contiene mandato de pago de ningun tipo, solo promesa de pago realizada por el propio firmante de la cual responde personal y directamente. Habra de identificarse en el titulo y debera llevar la firma original de quien promete el pago.
EVIDENCIAS GUIA N.1
LA EMPRESA
Se entendera por empresa toda actividad economica organizada para la produccion , transformacion , circulacion , administracion o custodia de bienes o para la prestacion de servicios
-De acuerdo con la actividad economica- Agropecuarias
- Mineras
- Industriales
- Comerciales
- De servicios
-De acuerdo con el tamaño
- Pequeña empresa
- Mediana empresa
- Gran empresa
-De acuerdo con la procedencia del capital
- Privadas
- Oficiales
- De economia mixta
-De acuerdo con el numero de propietarios
- Individuales
- Sociedades
- SEGUN SU ACTIVIDAD
a)EMPRESAS AGROPECUARIAS : Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos agricolas y pecuarios .Ejp: granjas avicolas , granjas porcinas , invernaderos , haciendas de produccion agricola
b) EMPRESAS MINERAS :Son las empresas cuyo objetivo principal es la explotacion de los recursos que se encuentran en el subsuelo .Ejp: empresas de petroleos , auriferas, de piedras preciosas y de otros minerales
c)EMPRESAS INDUSTRIALES : Son las empresas dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados
d) EMPRESAS COMERCIALES : Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos ; colocan en los mercados los productos naturales semielaborados y terminados a mayor precio del comprado , obteniendo asi una ganancia
e)EMPRESA DE SERVICIOS :Son las empresas que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad , ya sea salud , educacion , tranporte , recreacion, servicios publicos , seguros y otros servicios
2. SEGUN SU TAMAÑO
a) PEQUEÑA EMPRESA :Es aquella que maneja escaso capital y pocos empleados . Se caracteriza porque no existe una delimitacion clara y definida de funciones entre el administador y/o propietario del capital de trabajo y los trabajadores . Su contabilidad es sencilla debido a que maneja poca informacion en este campo
b) MEDIANA EMPRESA :En este tipo de empresas se puede observar una mayor division y especializacion del trabajo . Su informacion contable es mas amplia
c)GRAN EMPRESA : Es la de mayor organizacion . Posee personal tecnico especializado para cada actividad . La informacion contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles tambien es mayor y se lleva en forma sisitematizada
3.SEGUN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL
a)EMPRESAS PRIVADAS : Son las empresas que para su constitucion y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares
b)EMPRESAS OFICIALES O PUBLICAS : Son las empresas que para su funcionamiento reciben aporetes del estado
c)EMPRESAS DE ECONOMIA MIXTA : Son las empresas que reciben aportes de particulares y del estado
4.SEGUN EL NUMERO DE PROPIETARIOS
a)EMPRESAS INDIVIDUALES : Denominadas tambien empresas unitarias . En ellas , aunque una persona es la dueña , la actividad de la empresa se extiende a mas personas , quienes pueden ser familiares o empleados particulares
b)SOCIEDADES : Son las empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios
Sociedades Comerciales:
Son de naturaleza comercial cuando contemplan dentro de su objeto social la ejecución de una o mas actividades mercantiles entre ellas se encuentran:
Sociedades de Personas
Sociedades de Capital
Sociedades de Naturaleza Mixta
Sociedades de Comercialización Internacional
SOCIEDADES DE PERSONAS: Aquellas en las que se conocen todos los socios y en la cual tanto en la sociedad como en los negocios responden con su patrimonio, solidaria e ilimitadamente con las obligaciones, lo que les da derecho a todos los socios de administrar la sociedad. Entre este tipo de sociedades se encuentra la sociedad colectiva y la comandita simple.
Sociedad colectiva: en estas sociedades predominan las cualidades individuales de quienes se asocian y la confianza que se tengan, la responsabilidad es solidaria e ilimitada, es decir, todos responden por las actuaciones que realicen la sociedad y los otros socios. La razón social de sociedad colectiva se conforma con el nombre completo o el apellido de alguno de los socios, o con los nombres o los apellidos de todos los socios seguido de las expresiones “ & compañía”, “& hermanos ”, “e hijos” u otras análogas. Se requieren por lo menos dos personas para conformarla y no existe límite máximo. El capital se divide en partes que pueden ser de distinto valor, y cada socio, independientemente de su aporte tiene derecho a un voto en la junta de socios. La representación legal corresponde a todos los socios salvo que la deleguen en un consocio o un tercero.
Sociedad comanditaria o comandita simple: esta sociedad tiene dos categorías de asociados: los gestores y los comanditarios. Los gestores o colectivos administran la sociedad, representan y tienen responsabilidad solidaria e ilimitada por las operaciones sociales, por cuanto no es necesario que den algún tipo de aporte. Los comanditarios son los que hacen los aportes no intervienen en la administración de la sociedad y responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus respectivos aportes. En las sociedades en comandita simple, como mínimo debe haber un socio gestor o colectivo y un socio comanditario, y el capital debe pagarse intelectualmente al construirse la sociedad e inmediatamente se haga cualquier reforma a dicho capital. La sociedad en comandita simple se integra con el aporte del capital de los socios comanditarios o con el de estos y de los socios gestores simultáneamente y se divide en cuotas de igual valor. El socio gestor por el solo hecho de serlo tiene derecho a un voto y los socios comanditarios tienen derecho a un voto por cada cuota de capital que posean. Si son varios socios gestores sus decisiones deben tomarse por unanimidad, y los comanditarios por mayoría. Debe haber por lo menos un socio gestor y cinco accionistas.
SOCIEDADES DE CAPITAL: Son aquellas en las que no se sabe quines son los socios y estos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales. A esta clasificación pertenecen las sociedades anónimas y comanditas por acciones.
Sociedad Anónima: Se identifica con la denominación que determinen los socios seguida de las palabras “sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”. Se debe conformar mínimo con cinco accionista no tiene un tope máximo de accionistas y su responsabilidad es limitada al valor se sus aportes. La representación de la sociedad y administración de los negocios sociales, corresponden al representante legal y suplentes, quines podrán ser nombrados indefinidamente y removidos en cualquier tiempo. Son elegidos por junta directiva aunque en los estatutos pueden delegarse esta designación a la asamblea de accionistas. El capital se divide en acciones de igual valor que se representan en títulos valores libremente negociables y se dividen en tres clases:
Autorizado: Es la cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.
Suscrito: Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.
Pagado: Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.
Sociedades en comanditas por acciones: Se constituye con las mismas solemnidades que la sociedad colectiva. No es necesario que intervengan los socios comanditarios. La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados. Para todos los efectos legales y para aspectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta. La sociedad paga un (% ) sobre las utilidades. Numero de socios se constituye con 1 o mas colectivos y por lo menos 5 comanditarios. El capital estará representado en acciones de igual valor. El aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social. Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y pagarse siquiera la tercera parte del valor de cada acción suscrita. Se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscrito sin indicar el pagado. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un año a partir de suscripción.
La responsabilidad de cada uno de los socios será ilimitada para los gestores o colectivos y hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. La negociabilidad de las particiones será como en la sociedad colectiva para los socios gestores y como en la sociedad anónima para los socios comanditarios. Con relación a la razón social se agregara en todo caso la indicación abreviada “SCA” (sociedad en comandita por acciones). La administración corresponde a los socios colectivos quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados. Los comanditarios no podrán ejercer función de la representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos para negocios determinados. Las funciones de los socios son las misma que en la sociedad comandita simple, lo mismo que la distribución de utilidades. El tiempo de duración de be ser definido y debe fijarse en la escritura publica. Los causales de disolución se dan por: vencimiento de termino previsto, imposibilidad de desarrollar la empresa social, reducción de un numero de asociados, declaración de quiebra de la sociedad, decisión de los socios, decisión de autoridad y por perdidas que reducen el patrimonio neto a menos de 50% de capital suscrito
SOCIEDADES DE NATURALEZA MIXTA: Aquella en la cual se sabe quines son los socios, pero esto responden solamente hasta el monto de sus aportes. A esta clasificación pertenecen las sociedades responsabilidad limitada.
Sociedades de responsabilidad limitada: Se identifican con la denominación o razón social que determinen los socios, seguida de la palabra “limitada” o su abreviatura “Ltda”. En caso de no cumplir la regla antes descrita, los socios son responsables solidaria e ilimitadamente frente a terceros. En cuanto a la responsabilidad, cada socio responde, hasta por el valor de su aporte pero es posible pactar para todos o algunos de los socios una responsabilidad mayor, prestaciones, asesorías o garantías suplementarias, expresando su naturaleza, cuanta, duración y modalidades. El capital esta dividido en cuotas o partes de igual valor que debe ser pagado en su totalidad al momento de constituir la sociedad, así como al momento de solemnizar cualquier aumento del mismo. Este tipo de sociedades debe constituirse con dos o más socios y el número máximo es de 25.La administración de los negocios y la representación de la sociedad corresponde a los socios quienes pueden disponer de que la representación recaiga solo en alguno o algunos o en un tercero. En reuniones de la junta de socios, cada socio tiene tantos votos como cuotas posea en la compañía, las decisiones deberán ser tomadas por un numero plural de socios que represente la mayoría absoluta es decir, la mitad mas uno de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía, aunque se puede pactar en los estatutos una mayoría superior a la absoluta para la toma de determinadas decisiones. Las reformas estatutarias deben aprobarse con el voto favorable de un número plural de socios que represente mínimo el setenta por ciento de las cuotas en que se divide el capital social salvo que se estipule una mayoría superior en los estatutos.
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