EVIDENCIAS GUIA N.2

LOS SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

GENERALIDADES

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

5. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación,
análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.

CONCEPTO DE TITULO-VALOR

Se denomina titulo-valor a todo documento necesario para el ejercicio del derecho reflejado en el. Para el cumplimiento de la prestacion reflejada en el titulo-valor es necesaria su presentacion. Esto se debe a la conexión entre derecho y titulo. Es lo que graficamente se denomina incorporacion del derecho al titulo, por cuya virtud la circulacion y el ejercicio del derecho cartularizado queda ligada a la posesion del documento.
Las propiedades normativas de esta categoria juridica son: la autonomia, la literalidad y la funcion legitimadora.

A) Autonomia: El adquirente del documento adquiere la titularidad de los derechos que incorpora de tal manera que su posicion juridica es independiente de la que tenia su transmitent, es decir se adquiere a titulo originario (Se dice a titulo derivativo cuando la posicion juridica del adquirente depende de la del transmitente). La autonomia facilita mucho la circulacion del titulo, ya que protege incluso a quien hubiera adquirido el titulo de quien no fuera su legitimo dueño (adquisicion a non domino).

B) Literalidad: Las menciones contenidas en el titulo son absolutamente decisivas para determinar el contenido del derecho documentado. El derecho se adquiere en los terminos indicados en el documento. La literalidad beneficia al titular del derecho dejandola inmune frente a cualquier excepcion que el deudor pudiera oponer. Esta propiedad no aparece por igual en todos los titulos; es mas fuerte en los titulos completos y menos en los incompletos. La literalidad tambien se denomina a veces abstraccion.

C) Funcion legitimadora: Unicamente el poseedor del titulo puede transmitir y exigir el derecho documentado. Identifica la persona del acreedor eximiendole de la prueba de su derecho. Esta posicion lleva aparejada la obligacion del deudor de cumplir la prestacion que se le exige. La propiedad normativa juega sobre la base de la apariencia juridica.


3.- CLASIFICACION DE LOS TITULOS-VALORES

· ATENDIENDO A LA LEY DE CIRCULACION.
Se refiere a la forma en que se legitima el poseedor del titulo-valor en orden al ejercicio de los derechos incorporados al papel Desde este punto de vista hay tres clases de titulos.

1. Titulos nominativos - (titulos directos) Designan como titular a una persona determinada. Para el ejercicio del derecho es necesaria la posesion del titulo, pero no es suficiente, es necesario que el poseedor acredite su identidad. Estos titulos son transmisibles pero su regimen legal es complejo. La ley exige que la transmision se ponga en conocimiento del deudor. Cuando los titulos hayan sido emitidos en masa la notificacion de cesion deber realizarse a la entidad emisora para que la anote en el libro registro.

2. Titulo a la orden - Son titulos nominativos en los que el titular del derecho puede ser sustituido por otro titular sin necesidad de comunicación al deudor. Para acreditar el derecho basta que la persona poseedora del titulo demuestre ser la persona designada por el primer titular. Esto es asi porque para transmitir los titulos a la orden es suficiente con que el titular (transmitente) ordene al deudor que pague a quien el designe (endoso). Los titulos a la orden estan concebidos para circular (letra de cambio).

3. Titulos al portador - La clausula al portador significa simplemente que el poseedor (tenedor) esta facultado para exigir al deudor el cumplimiento de la obligacion. Es la forma traslativa mas sencilla y eficar. El deudor esta obligado a realizar la prestacion a quien acredite la posesion del titulo. Para transmitir los titulos es suficiente la propia entrega. Cuando son titulos al portador emitidos en masa es precisa la intervencion de fedatario publico. La solidez de estos titulos tiene un destacado reflejo en el principio de irreivindicabilidad. Significa que el legitimo dueño del titulo no podra entablar reclamacion frente a quien hubiera adquirido su posesion de buena fe. El tenedor de un titulo al portador goza de accion ejecutiva frente al obligado al pago desde el momento en que la obligacion esta vencida.

1. LA LETRA DE CAMBIO

A) Concepto.
Es un titulo.valor por cuya virtud la persona que la emite (librador) asume de manera incondicionada la obligacion de que una segunda persona (librado) pagara a un tercero (tomador) una cantidad determinada de dinero en el lugar y fecha indicada en el propio titulo. Aparecen tres posiciones juridicas distintas:
a) El librador. Es quien emite el titulo. Se hace responsable de que quien recibe la orden de pago cumplira frente al beneficiario. Es decir responde del pago cuando el destinatario lo desatienda.
b) El librado. Es a quien se dirige la orden de pago. Es preciso que acepte la obligacion cambiaria aceptando la orden de pago. Una vez aceptada pasa a ser aceptante. Mientras que el librado carece de responsabilidad en el plano cambiario, el librado aceptante es el obligado principal y directo.
c) Tomador. Es el beneficiario de la orden de pago incondicionada.
La letra de cambio se regula en la ley 19/1985 Cambiaria y del Cheque.

B) Caracteres
a) Es un titulo valor. Tiene autonomia, literalidad y funcion legitimadora.
b) Es un titulo valor a la orden. El tomador puede transmitir la letra mediante endoso. Si el librador escribe "no a la orden" ya no sera endosable sino transmisible de acuerdo a una cesion ordinaria.
c) Es un titulo-valor completo. Se refleja la literalidad. Todas las circunstancias que la determinan estan escritas en la propia letra.
d) Es un titulo-valor abstracto. Presume la existencia de relaciones juridicas previas. Esta operación economica previa recibe el nombre de relacion causal subyacente o relacion de provision de fondos. La particularidad de la letra de cambio es que la relacion causal no tiene incidencia alguna en la relacion cambiaria
e) Es un titulo formal. Su validez esta condicionada a la observancia de rigurosos requisitos.
f) Es un titulo ejecutivo. Si resulta impagada el acreedor, cumplidas ciertas formalidades podra instar la accion ejecutiva.

C) Funcion economica.
La letra de cambio es un instrumento de enorme importancia en la vida economica. Aunque en ocasiones se habla de crisis por el elevado numero de impagos que se producen, no es tanto una crisis cambiaria como una crisis solutoria que coindice con periodos de recesion. La funcion clave de la letra de cambio tiene una doble orientacion.Por un lado es un medio de pago, tiene un valor patrimonial susceptible de ser utilizado. Pero tambien es un medio de credito, la interposicion de un periodo de tiempo entre la entrega de una cosa y la satisfaccion del importe es una operación de financiacion


EL CHEQUE Y EL PAGARE

A) EL CHEQUE
Es un titulo valor por el cual una persona ordena incondicionalmente a un banco que pague a la vista una cantidad. El regimen juridico del cheque presenta muchas similitudes con el de la letra de cambio. La diferencia esta en que el cheque es solo medio de pago. Las caracteristicas basicas del cheque son:
a) En el texto habra de figurar la denominacion de cheque en el idioma expresado para su redaccion.
b) El cheque es medio de pago por lo que vence a la vista.
c) El librado debe ser necesariamente un banco.
d) El banco no asume ninguna posicion de obligado cambiario.
e) A falta de indicacion especial se reputara lugar de pago el designado junto al banco.
f) Si no aparece lugar de libramiento se entendera el del librador.
g) Solo puede coincidir librado y librador cuando el cheque se ponga en circulacion entre distintos establecimientos de un mismo librado.
h) Si en el chque figurara clausula de intereses se tendra por no escrita.
i) La orden de pago es irrevocable mientras no transcurra el plazo fijado para la presentacion.

B) EL PAGARE
Es un titulo valor por cuya virtud una persona (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario) una cantidad determinada de dinero en la fecha y lugar indicados en el titulo. El pagare no contiene mandato de pago de ningun tipo, solo promesa de pago realizada por el propio firmante de la cual responde personal y directamente. Habra de identificarse en el titulo y debera llevar la firma original de quien promete el pago.